施設のご利用について

使用の申込み

申込み期間

  • 使用日の1年前から10日前まで受付けます。※2~3日間のホール催物(本番前1~2日間が準備)の場合、準備日の1年前から可能です。
  • 申込みは受付順になります。ただし、受付開始(午前9時)の時点で、複数の方が同一期間・ 同一施設の利用を希望された場合は抽選になります。(受付開始前の並び順は関係ございません)
  • 使用できる時間は午前9時から午後10時までになります。

受付日時

  • 休館日を除く午前9時から午後5時までです。
  • 休館日は毎週火曜日、12月29日から1月3日までです。

使用の申込み方法

申込みには、「予約申請(仮予約)」使用許可申請(本申請)」の2種類がありますので、お客様のご都合に合わせてお選びください。

申請について

予約申請(仮予約)

  • 催物の日程は決まっているが詳細は未定というときなど、施設だけは確保しておきたい場合の申込みにご利用ください。
  • 申込みは「奥州市文化会館使用予約申請書」により、直接来館していただく他に、お電話 ・FAXでの申込みも受付けます。(印鑑不要)
  • 大ホール、中ホール、展示室は使用日の6ヶ月前を過ぎてからの予約申請は原則できませんので使用許可申請をお願いします。
  • 予約申請は使用を許可するものではありません。「奥州市文化会館使用許可申請書」の提出をお願いします。また、予約申請については、予約金・キャンセル料金はいただきません。

使用許可申請(本申請)

  • 正式な使用申込みです。催物の概要(入場料、開演終演時間など)が決まりましたらお申込ください。審査の後、許可書を発行いたします。
  • 申込みは、「奥州市文化会館使用許可申請書」によります。お客様に直接来館していただき、手続きをお願いします。申込みは印鑑は不要です。申請者(担当者)のご署名をいただきます。
  • 申込みは、原則として直接来館していただきますが、他県のお客様など来館が困難な場合は、申請書を郵送にての受付も可能ですので、お問い合わせください。
  • 使用施設の施設使用料は納入通知書の納期限までに納入していただきます。

使用申請の変更・キャンセル

  • 「奥州市文化会館使用許可申請書」に記載の内容に変更が生じた場合はお申し出ください。大幅な変更の場合は再度作成いたします。(署名必要)その場合変更前の許可書は無効になります。
  • 変更により生じた使用料の不足差額分は、使用日前に納入していただきます。
  • 変更により生じた使用料の余剰差額分は、お返しできませんのでご了承ください。
  • お客様の都合により使用をキャンセルされた場合は、納入された使用料はお返しできません。
    また、納入通知書の納期限を過ぎてからのキャンセルについては、施設使用料の全額をお支払いいただきます。

使用許可書の交付

  • 「使用許可申請書」の受付後、数日間の審査期間を経て許可された場合「奥州市文化会館使用許可書」を郵送いたします。使用当日まで大切に保管してください。
  • 変更申請により二通以上の許可書が交付された場合は、一番新しい許可書のみが有効になります。

使用料のお支払い

  • 施設使用料は所定の「納入通知書」により、納入期限までに指定金融機関またはZホール窓口にてお支払いください。
  • 付属設備使用料は原則として使用当日の精算となります。使用当日に現金をお持ちになれない場合は、あらかじめお知らせくだされば後日納入(振込)も可能です。
  • 付属設備使用料は使用当日に計算いたしますが、参考見積が必要な場合はお申し出ください。ただし、催物の内容により当日に大きく変動する場合もございますので、ご了承ください。
  • 納めていただいた使用料は、使用を取り消した場合でもお返しできませんのでご了承ください。

その他

ご利用の前に

  • Zホール各施設使用に関して、ご不明な点についてはZホール施設係担当職員と充分な打合せをしてください。
  • 大・中ホール舞台をご使用の場合は、Zホール舞台係と照明・音響等の打合せをお願いしております。催物の2週間前までにご連絡の上、ご来館ください。
  • 当館の備品を使用される場合は、有料の備品もございますので用途や個数をあらかじめお知らせください。
  • 使用時間は準備・撤去を含めた時間ですので、スケジュール作成の際にはご留意ください。また、準備・撤去は主催者の方にお願いしておりますので、必要な人員の確保にご協力ください。

注意事項

  • Zホール開館時間は9時になっておりますので、9時前の入館はご遠慮ください。
  • 駐車場は所定の場所をご利用ください。搬入・搬出の際の駐車場所についてはZホール担当職員がご案内いたしますので、必ず事務室にてご確認ください。
  • 当日ご使用の前に責任者(関係者)の方は、必ず事務室にて「使用許可書」を提示してください。その後、使用する施設に職員がご案内します。またご使用後は付属設備使用料の精算、施設の点検等がございますので、必ず事務室へお立ち寄りください。
  • 使用時間は厳守してください。(たとえば9時から17時まで使用の場合は、9時前の入館、および撤去などによる17時以降の延長使用はできません。)
  • やむをえず時間を延長して使用した場合は、1時間につき規定の使用料に250/100を乗じた額を申し受けます。ただし、後の時間帯に別の使用者が許可を受けているときは、いかなる理由であっても延長使用はできませんのでご注意ください。
  • 使用当日はZホール担当職員と連絡を取り合い、備品の出し入れや撤去清掃は職員の立合いのもとでお願いします。
  • 使用する付属設備の運搬および撤去整理、使用施設の清掃、ゴミ処理はすべて主催者の方にお願いしております。使用前の状態に回復がなされない場合は、再度ご来館いただき処置をお願いする場合もあります。
  • 館内に接着テープ、糊等で張紙などをすることは禁止します。張紙は所定のスタンド・パネル等をご利用ください。
  • 会館では事務用品の貸出は行っておりません。当日必要な紙類、筆記用具、接着テープ、看板、茶葉等は主催者でご用意ください。(コピーは白黒1面20円、カラー1面60円、FAXは1枚40円になります)
  • 会館使用中に施設・設備の汚損、毀損があった場合は相当額を弁償していただきます。
  • 貴重品・所持品は主催者側で管理してください。館内・駐車場内における盗難、紛失、破損等について会館は一切責任を負いません。